気づけばかなり久々のブログとなりました💧
前回の投稿が7月。
AFF 2の公演（全3公演）の始まりが8月、、とのことでその頃余裕がなかったんでしょうね笑
ということで戻ってきました😂
その間色々な公演をやらせていただいたり、たくさんの経験があったりもしますがそれはまたそのうち時間がある時に振り返り投稿でもしようかなとゆるく思ってます。（できるかな😂）
まずは先日AFF 2実績報告提出を終わらせました！
ここまで来るまでに、そもそも提出にハラハラしその後も準備やらに追われたわけですけど
ひとまず公演を無事に終わらせられたことと、その後の実績提出までできたことは
一つの大きな区切りみたいな感じで、少しホッとしてます。
関わってくださった方々や相談に乗ってくれた友達や、もやもやした気分（事務作業をするとそういう日もありますw）を聞いてくれた友達、、、ありがとう。
ということで、実績報告に関して準備しておくと便利だろうことを一部書いてみたいと思います。
まだ、審査結果すら来てないしこれが全てではないですが「私が準備したこと」という程度で、、、ご覧ください。（当たり前に準備するエクセル資料などは除く）
■写真の資料
これに関しては、実績取り掛かる前の空き時間にやっておくことをオススメします。いざ実績やるタイミングでこれらをまとめるとなるととても大変。
→遠写のみは不可アップも必要と手引きには書いてますが、、、アップってどの程度？というところもあるので私は、全体（お客さんが写ってるもの）以外に奏者のみのものを入れました！
→その他受付の様子、会場の看板（にチラシが貼ってあるものなど）、S席があったのでお客さんが座る前のS席設置状況の写真なども付け加えておきました。
念には念を、、、。
私は関係ないというか、提出してませんが「旅費報告シート」提出する場合も同じく実績タイミングで同時に作業しようとするとえらいことになりそうな予感がするのでこれも早めに実績前の作業としてやっておくことが良いと思います。
■申請時のフォーム内、文章をどこかメモなどに前もってコピペしておく
→これも実績前の作業として早めにやっておくと便利です。
要はその文章から〜結果公演終わってどうなったか？という報告としての文章を作成していくことになるので基本は申請時から目標が大きく変わってないと思われるので
申請時の文章を引用していく形がキレイ&早い です。
開始日時間、入場料、メンバーなどの入力もほぼコピペで完成できますし。
あと、これ↓は場合によっては添付必要ないものもありますが、私が準備したものです。
■各公演のお客様リスト／チケットサイトの画面／チケットサイトの支払い明細
これらをまとめた資料を作成しました。
→チケットサイトの支払い明細は、手数料を取られるためそれを証明するためでもあったり、お客様リストも入場者数の一致資料となれば良いかな、という思いです。
結局のところ念には念を、、、、笑
前回のAFF実績では、私のところは大丈夫でしたが周りで、手引きには必須と書いてない資料を差し戻しで要求されることも少なくなかった印象なので
できれば変に突っ込まれることのない範囲での、パッとみた時に1度で整合性が取れるような資料提出をして置くべきなのか、、、と少しだけ深読みをしての余分な資料添付です😂
これが裏目に出なければいいなぁ、とは思いますが笑
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大体はこんな感じで。他にも色々ありますが、、前もっての準備で必要だと思われることを少し書いてみました。
あと、手引き35ページ
「取組内容がわかる資料の準備」
のところで、資料については“取組ごと“に準備をすることと、ファイルを別々に準備してファイル名に取り組み番号を含めることを赤枠で書いてありますが、、、
例えば、ファイル名を “取組1チラシ“
みたいな感じですね。
これ、実績を実際やるときにフォームにファイルをアップロードすると
勝手にシステム内でファイル名変更させられてしまいます😅
これに関しては、そういうものらしいので😅 気にしなくて良いそうです。
自分の混乱避けるために、ファイル名は分かりやすく付けておけば問題なさそうです。最終的に変えられちゃうし。
これは私的には朗報だったのですが、
収益✖︎ 2倍の金額までが支出額という条件のもと申請をしてたわけですが
最終的に、収益が予想より下回ってしまった場合でも
それが減額対象となることは少ないらしいです。
1回目の問い合わせ電話では、結構はっきりと減額対象にはならないとおっしゃってて
でも不安だから 2、3回別の電話で聞いたんですが（しつこい）
最終的に、「下回ってもそれが減額の大きな原因としては捉えない」ということなのでその他の資料をしっかり作ることで万が一予想より集客が思わしくなくても
カバーできることはあるのかな🤔という感じで考えてます。
あと、前回こんなだったかな？とあまり記憶にないのですが
■申請システムにて、実績報告内容を入力・修正できるのはステータスが「実績報告一時保存中」「実績報告確認待ち」の場合のみです。
とのことで、実績報告した後も
ステータスが「実績報告確認待ち」であれば訂正できるんですね！
提出後に実績報告のページに行くと最後に「修正可能状態に戻す」とあるので、それをクリックすると訂正できます。訂正した時点でまた、出した順番は最後になるんでしょうけど。
出してしまってから改めて確認した時にケアレスミスに気づいた時などは、修正した方が良さそうですね。
この方法前回無かったような気がするんだよなぁ。。。あったのかなぁ🤔
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ということで色々と書いてみましたが
まずは、私も出したてほやほやの状態なので気長に事務局からの連絡を待ちたいと思います！
今回もまずは公演を終えられたことに感謝をしながら、、、
早く決定通知が来ますように、、、、🍀
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